Der ständige Begleiter des modernen Menschen ist das Telefon.
Ob zu Fuß, in Auto, Bus oder Bahn – wo wir gehen und stehen, telefonieren wir. Dabei gibt es mittlerweile keine Unterschiede mehr, ob diese Telefongespräche privater oder geschäftlicher Natur sind. Im Gegenteil. Viele Geschäftsleute sind sogar darauf angewiesen, ihre Businesstelefonate von unterwegs aus zu führen. Doch darf man davon ausgehen, dass wirklich wichtige Gespräche nach wie vor am Arbeitsplatz und im geschützten Raum eines Büros geführt werden.
Die folgenden Grundregeln für das Sprechen am Telefon sollen Ihnen helfen, Ihre wichtigen Telefonate effektiv zu gestalten und sind sowohl technischer als auch psychologischer Art.
Technische Grundregeln:
- Auch das Telefon überträgt Ihre Stimme über ein Mikrofon. Halten Sie es also vor Ihren Mund und nicht unter das Kinn oder vor die Nase! Wenn Sie ein Headset tragen, positionieren Sie das Mikrofon etwas unter Mundhöhe.
- Obwohl der Hörer nah am Mund sein sollte – Ihre Stimme klingt dann voluminöser und „runder“ – ist wichtig, dass Sie trotzdem normal sprechen, also deutlich artikulieren, „aktiv sprechen – passiv lösen“, Resonanzen nutzen etc. Ausnahme ist: der grundsätzliche Sprech-Lautstärkepegel ist eher leiser. Modulieren Sie trotzdem Ihre Sprechmelodie und machen auch Sprechpausen – lassen Sie sich Zeit.
- Ihr Gesprächspartner hat Ihre Stimme über den Hörer direkt am Ohr, also sehr nah bei sich. Bitte vermeiden Sie es, direkt am Hörer zu husten oder sich zu räuspern! Auch werden alle Umgebungsgeräusche verstärkt und übermittelt. Versuchen Sie im Sinne eines konzentrierten Gesprächs, diese möglichst niedrig zu halten.
Psychologische Grundregeln:
- Die beiden Gesprächspartner können sich nicht sehen. Stellen Sie sich deshalb Ihr Gegenüber vor. Das gibt dem Gespräch die persönliche Note.
- Unterstützen Sie den Inhalt Ihrer Worte durch Gestik und Mimik. Auch wenn Ihr Gesprächspartner Sie nicht sehen kann, er wird Ihr „Engagement“ wahrnehmen und auch für Sie selbst ist das eine große Hilfe.
- Sie sollten beim Telefonieren partnerorientiert bleiben, also keine anderen, das Gespräch nicht betreffende Arbeiten nebenher erledigen (z.B. E-Mails lesen etc.). Bleiben Sie auch in Gesprächspausen partnerorientiert – das vermittelt Wertschätzung und darüber hinaus ermöglicht es Ihnen, unausgesprochene Informationen und emotionale Feinheiten des Gesprächs wahrzunehmen.
- Sollten Sie im Zusammenhang des Gesprächs nebenher etwas tun müssen – Aufzeichnungen kontrollieren, eine längere Notiz machen, den Computer bedienen – lassen Sie das Ihren Gesprächspartner kurz wissen. So fördern Sie eine positive Gesprächsatmosphäre. Wenn Sie etwas zu Trinken brauchen, informieren Sie kurz Ihr Gegenüber und trinken Sie.
In einem kompakten Stimmtraining können Sie Ihre stimmlichen Ausdrucksfähigkeiten verbessern und lernen, was es mit „aktiv sprechen – passiv lösen“ auf sich hat.